Menos post-its e mais resultados concretos

Um simples pedacinho de papel colorido vendido em bloquinhos nas cores amarela, azul, verde, vermelha, rosa e por aí vai. Talvez o Arthur Fry, ex-cientista da 3M e inventor do post-it, nunca tivesse imaginado que algo tão simples teria tanta utilidade e serviria desde lembretes à parte do processo construtivo de novos produtos. Há uma conta que diz que o post-it está entre os cinco itens de escritório mais vendidos nos Estados Unidos. A verdade é que além de toda sua versatilidade, o post-it virou moda. Algumas pessoas sentem tanto prazer em escrever e colar esse papelzinho na parede que qualquer discussão a respeito de um problema do dia-a-dia vira motivo para construção de uma rede neural de post-its com varições de cores e direito a selfie no final da reunião.

É sensacional o que um bloquinho amarelo, uma caneta e mentes criativas podem fazer quando estão em um mesmo ambiente. A colaboração deixa de ser uma utopia corporativa e passa a se manifestar no seu estado mais puro quando no centro de tudo isso está um problema, algo que precisa ser criado ou melhorado. Porém não é só isso, não é só o que se escreve ou como se cola, a questão é como transformar as ideias que ali estão pregadas em ações efetivas para solucionar problemas. Já participei de várias sessões de planejamento utilizando métodos visuais, com post-its, storytelling, Lego e nessas horas chove ideias fantásticas, tão fantásticas que as vezes beiram o mirabolante. No entanto a ação e o pensamento nem sempre andam de mãos dadas e mentes dispostas a pensar nem sempre se dispõem a realizar o pensamento.

Trabalho diariamente com Scrum e abandonei completamente o uso de post-its na criação de user stories e grooming de backlogs, isso porque muitas vezes um post-it acabava caindo, alguém arrancava e minha paciência para tirar fotos diárias do quadro congelado já tinha acabado. Comecei a fazer uso o Trello, que atende perfeitamente o propósito e usando alguns add-ons conseguimos gerar burndowns charts, além de outros recursos interessantes. A visibilidade das tasks para os times permanece e ainda adicionamos comentários. A conclusão que acabei tirando disso é que, além de contribuir com o meio ambiente (eliminando o uso de papel), não preciso mais ficar preocupado com as informações deixadas anteriormente no quadro e reduzi os custos com compra de material de escritório (caneta hidrográfica – R$ 9,90/un e bloco de post-its – R$ 13,00 cada).

Tudo isso sem falar que, a depender de como os post-its são dispostos para visualização, o que deveria ser uma representação visual para apoiar o entendimento pode ser tornar uma grade da igreja do Bonfim em Salvador/BA.

Até aí muitos podem visualizar o caos e outros uma bem estruturada rede de ideias que serão utilizadas para planejar projetos e até mesmo produtos que serão comercializados em breve. Mas como articular as ações depois da “dança dos post-its”? Aí entra um fator pouco desenvolvido nas pessoas: a capacidade de materializar as ideias. Alguns cursos/workshops sobre gestão que são ministrados Brasil à fora se utilizam desse artifício para desenvolver gestores antenados com as novas tendências. Entretanto esses cursos se limitam apenas a mostrar como construir os modelos visuais, sem se atentarem para o link entre as ideias e as ações. Fulano participou de um workshop sobre métodos ágeis de gestão onde passou um fim-de-semana inteiro colando post-it na parede. No meio da muvuca da sala postou uma selfie com a legenda: “adquirindo conhecimento para alcançar os resultados”. Quem nunca fez isso? Eu mesmo já fiz. Mas e aí, quais seriam os próximos passos após a estruturação do modelo visual?

É preciso conhecer as qualidades dos seus times, como cada pessoa poderá contribuir para tirar a ideia do papel e como conseguir o engajamento top-down e bottom-up, caso contrário aquele amontoado de papel colorido será só um desejo. Eu costumo dizer à minha equipe o seguinte: quando você se queixa de um problema e não aponta uma possível solução, pra mim isso é só uma queixa. Passará a ser um problema se você me sinalizar como poderemos soluciona-lo. O mesmo se aplica a essas “sessões de troca de figurinhas da Copa do Mundo” que é um planejamento visual simples.

É preciso criar uma cultura de ação, de proatividade. Nos acostumamos a ter uma visão processual de tudo que precisamos fazer (alguém vai dar um input para que eu processe e gere um resultado) e isso mata a beleza do que liga o processo criativo à criação. Você não precisa concordar comigo, mas pense nisso:

Mais ação e menos post-its!!