Prefira a má notícia à má surpresa

Quem trabalha com gerenciamento de projetos já ouviu muitas vezes a seguinte pergunta: "o que faz um gerente de projetos?". Automaticamente a nossa tendência é observar as antigas áreas de conhecimento do PMBOK e prover a explicação. Mas o que acontece muitas vezes é que a resposta padrão "trabalhamos com planejamento e execução de escopo, risco, tempo, comunicação, etc, etc" só confunde ainda mais a cabeça das pessoas.

Há uma série de definições dentro da literatura sobre o tema, porém a que talvez melhor defina o que realmente faz um profissional de gerenciamento de projetos seja: entregar valor, atendendo às expectativas das partes interessadas. E é aí que entra a lógica por trás do tema deste artigo.

Um projeto é um empreendimento que envolve não só um objetivo, mas pessoas, esforço, dinheiro e muita (mas muita) expectativa. Quando apresentamos um cronograma ou um roadmap para as pessoas que patrocinam ou que serão impactadas pelo objetivo do projeto, estamos automaticamente "setando" na cabeça dessas pessoas que as entregas finalmente têm uma data para acontecer, e isso não é um problema, muito pelo contrário. Datas e entregas podem ser negociáveis. No entanto é preciso termos responsabilidade sobre tudo que alinhamos entregar e essa responsabilidade é, definitivamente, inegociável.

Eu sempre digo que a maioria dos artefatos de um projeto podem ser escritos com caneta, porém sugiro que escopo e prazos sejam escritos à lapis. Um pessoa Gerente de Projetos não pode ter vergonha disso, porque isso não nos torna menos responsáveis, muito pelo contrário. Fazer o setup das expectativas de forma correta e realista com os stakeholders (partes interessadas) é exatamente o que se espera de uma pessoa Gerente de Projetos.

Como todos nós sabemos, todo o planejamento tem riscos. Riscos são incertezas e boa parte deles tem pouca margem de mitigação, principalmente aqueles que detêm maior grau de dependências com fatores externos. Por este motivo, algumas entregas podem sofrer mudanças em relação ao que foi planejado. Mas isso é um processo sintomático, quer dizer, nós já sabemos com antecedência o que pode não estar "on tracking" e atuar para renegociarmos as condições de entrega.

Se problemas "não-mitigáveis" podem acontecer e prazos podem ser negociados, que diferença faz informar antes ou depois?

É aí que mora o grande problema da gestão de projetos: a falta de visibilidade se chocando com a alta expectativa dos stakeholders e esse choque pode provocar problemas irreversíveis. Novamente: entender o que está acontecendo no projeto e saber "dar a má notícia" com antecedência, acompanhada de um plano de ação realista, é o que se espera de uma pessoa gerente de projetos. O que não se espera é que a possibilidade da não-realização de uma entrega seja informada em cima da hora, sem chance de avaliação prévia das opções possíveis. A isso eu dou o nome de má surpresa e pode ter certeza que essa é a que mais impacta na confiança dos stakeholders quanto a capacidade de entrega de um projeto.

Ter responsabilidade na entrega não é necessariamente cumprir com tudo que foi planejado e sim garantir que todos estão alinhados com as incertezas e as ações de mitigação para cumprir as entregas. Para garantir a transparência e alinhamento de expectativas, prefira sempre dar a má notícia com antecedencia.